電子檔案管理系統(tǒng)-運(yùn)籌軟件

序號(hào)

模塊

功能要求

2

檔案分庫(kù)管理：

1、對(duì)電子檔案在線(xiàn)接收、管理、利用和長(zhǎng)期保存中進(jìn)行多庫(kù)分別處理；

2、多個(gè)檔案庫(kù)同一電子檔案管理數(shù)據(jù)的一致性；

3

多類(lèi)電子檔案管理：

1、多個(gè)全宗、多個(gè)檔案門(mén)類(lèi)的集成管理；

2、對(duì)每個(gè)全宗內(nèi)不同門(mén)類(lèi)檔案實(shí)施不同的分類(lèi)方案；

3、對(duì)多種類(lèi)型、多種格式電子檔案的管理；

4、多所有類(lèi)型電子檔案的集成管理

4

實(shí)體檔案輔助：

1、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行輔助和集成管理；

2、對(duì)檔案數(shù)字復(fù)印件與電子檔案的融合管理

5

檔案接收

檔案接收處理功能：

按批次接收電子檔案，生成電子檔案接收登記表；

電子檔案接收計(jì)劃制定、審批、執(zhí)行和管理功能，記錄過(guò)程相關(guān)信息；

電子檔案接收的傳輸、檢查、處理和信息交互功能；

電子檔案在線(xiàn)接收和離線(xiàn)接收功能；

電子檔案零散接收和批量接收；

電子檔案元數(shù)據(jù)與電子檔案數(shù)字檔案同步接收，維護(hù)二者間關(guān)聯(lián)關(guān)系

6

檔案接收檢查：

1、對(duì)擬接收離線(xiàn)或在線(xiàn)電子檔案進(jìn)行批量上傳；

2、對(duì)擬接收的電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)不符合要求的電子檔案進(jìn)行標(biāo)注和退回處理；

3、對(duì)擬接收的電子檔案進(jìn)行查重處理；

4、記錄接收檢查過(guò)程信息，生成質(zhì)量檢查報(bào)告，反饋接收檢查結(jié)果；

5、對(duì)電子檔案接收檢查結(jié)果以圖、表形式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和呈現(xiàn)

7

檔案登記：

1、對(duì)檢查合格的檔案進(jìn)行批量登記、逐件登記和數(shù)量清單與核對(duì)功能；

2、檔號(hào)登記且唯一：登記過(guò)程中檔號(hào)并確認(rèn)電子檔案的唯一標(biāo)識(shí)；

3、登記過(guò)程中對(duì)電子檔案的數(shù)量、內(nèi)容及元數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)；

4、對(duì)登記成功的電子檔案設(shè)置為不可修改或者刪除功能，除非通過(guò)相關(guān)審批流程；

8

征集檔案管理：

1、對(duì)征集檔案進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)、鑒定、分類(lèi)、編目、賦予檔號(hào)；

2、征集的檔案與館藏其他門(mén)類(lèi)檔案的管理；

3、對(duì)征集檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引、檢索、查閱、統(tǒng)計(jì)，以及授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)等功能；

4、對(duì)檔案征集計(jì)劃制定、審批和執(zhí)行，記錄征集過(guò)程相關(guān)信息

9

檔案整理

檔案組織:

1、對(duì)擬入庫(kù)檔案進(jìn)行聚合、分類(lèi)；

2、對(duì)電子檔案及類(lèi)目結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，依據(jù)不同條件對(duì)電子檔案進(jìn)行排序；

3、以卷、件等方式進(jìn)行電子檔案管理

10

檔案編目：

1、電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)生成，支持生成、人工補(bǔ)錄檔案著錄項(xiàng)等內(nèi)容；

2、電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理維護(hù)的功能；

3、對(duì)電子檔案目錄數(shù)據(jù)與電子檔案關(guān)聯(lián)關(guān)系的檢查、修正與維護(hù)功能；

11

電子檔案格式轉(zhuǎn)換：

1、電子檔案格式轉(zhuǎn)換功能；

2、電子檔案數(shù)據(jù)格式的批量轉(zhuǎn)換、零散轉(zhuǎn)換；

3、記錄格式轉(zhuǎn)換結(jié)果信息，生成格式轉(zhuǎn)換報(bào)告；

4、對(duì)格式轉(zhuǎn)換前后的電子檔案內(nèi)容信息進(jìn)行自動(dòng)或人工比對(duì)，檢查格式轉(zhuǎn)換的有效性；

5、具備對(duì)電子檔案格式轉(zhuǎn)換過(guò)程信息的生成、維護(hù)與管理

12

檔案入庫(kù)：

1、將擬入庫(kù)的電子檔案按照分庫(kù)管理要求進(jìn)行入庫(kù)處理；

2、電子檔案入庫(kù)后，完成移交接收登記表，反饋移交接收結(jié)果，對(duì)移交接收信息的瀏覽、查詢(xún)和打印功能；

3、對(duì)電子檔案入庫(kù)過(guò)程信息的管理和維護(hù)功能

13

檔案保存

備份與恢復(fù)：

1、對(duì)電子檔案?jìng)浞?、恢?fù)策略的配置和維護(hù)功能；

2、對(duì)電子檔案系統(tǒng)中的電子檔案數(shù)字對(duì)象、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、電子檔案管理過(guò)程的信息等進(jìn)行備份的功能；

3、對(duì)使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)

14

電子檔案監(jiān)控：

1、對(duì)保管期限到期、存儲(chǔ)空間不足、電子檔案關(guān)聯(lián)關(guān)系發(fā)生變化，進(jìn)行提示；

2、對(duì)電子檔案系統(tǒng)異常運(yùn)行、電子檔案非授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)等狀況進(jìn)行報(bào)告；

3、對(duì)系統(tǒng)在線(xiàn)用戶(hù)及其存取訪(fǎng)問(wèn)情況進(jìn)行監(jiān)管、管理的功能

15

業(yè)務(wù)過(guò)程統(tǒng)計(jì)：

1、對(duì)電子檔案管理業(yè)務(wù)過(guò)程信息的綜合查詢(xún)與分類(lèi)統(tǒng)計(jì)功能；

2、對(duì)系統(tǒng)管理過(guò)程信息進(jìn)行綜合查詢(xún)與分類(lèi)統(tǒng)計(jì)；

3、對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行綜合查詢(xún)與分類(lèi)統(tǒng)計(jì)功能；

4、生成電子檔案業(yè)務(wù)過(guò)程數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，按照年度、人員、數(shù)量、保管期限等進(jìn)行對(duì)比排列和可視化呈現(xiàn)

16

檔案保存檢查：

1、對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存、庫(kù)內(nèi)巡檢相關(guān)策略配置的功能；

2、對(duì)電子檔案進(jìn)行自動(dòng)質(zhì)量檢查，生成檢查報(bào)告；

3、對(duì)電子檔案格式進(jìn)行管理，對(duì)格式過(guò)時(shí)的電子檔案進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換或告警，人工處理

17

電子檔案保護(hù)：

1、電子檔案訪(fǎng)問(wèn)控制策略配置；

2、電子檔案數(shù)據(jù)安全管理和訪(fǎng)問(wèn)控制；

3、對(duì)電子檔案在線(xiàn)瀏覽、下載閱讀等進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)控制，防止非授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)、篡改等

18

檔案利用

檢索利用：

1、電子檔案的查詢(xún)、檢索和訪(fǎng)問(wèn)的策略配置和權(quán)限控制；

2、電子檔案在線(xiàn)查詢(xún)、瀏覽和下載功能；

3、對(duì)電子檔案的多種檢索方式；

4、對(duì)目錄檢索結(jié)果進(jìn)行排序、輸出與打印功能；

5、對(duì)常用檢索條件進(jìn)行保存；

6、具備對(duì)檢索進(jìn)行收藏的功能

19

電子借閱：

1、電子檔案在線(xiàn)借閱的規(guī)則、制度和訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限的策略配置功能；

2、對(duì)不同權(quán)限的利用者進(jìn)行電子檔案的借閱申請(qǐng)、流程審批、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限設(shè)置等功能，授權(quán)用戶(hù)實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)借閱電子檔案；

3、利用者在授權(quán)范圍內(nèi)的在線(xiàn)瀏覽、下載、打印等功能；

4、電子檔案借閱過(guò)程信息進(jìn)行記錄、管理和統(tǒng)計(jì)功能；

5、檔案利用分析；

6、辦理檔案證明服務(wù)；

7、電子檔案原文訪(fǎng)問(wèn)的安全控制

20

檔案編研：

1、對(duì)選題輔助決策，支持根據(jù)選題檢索或自動(dòng)推薦編研所需檔案資料；

2、編研成果的多次審校功能，記錄審校意見(jiàn)、時(shí)間和責(zé)任人等相關(guān)信息；

3、檔案編研成果發(fā)布和利用功能，支持在線(xiàn)閱覽、打印、下載；

4、編研專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和管理

21

利用登記：

1、對(duì)電子檔案利用信息的登記、管理和統(tǒng)計(jì)功能；

2、利用這身份證信息的自動(dòng)采集；

3、利用這信息進(jìn)行管理與維護(hù)；

22

檔案處置

鑒定與處置配置：

1、電子檔案鑒定與處置規(guī)則進(jìn)行策略配置；

2、按類(lèi)、按件對(duì)電子檔案定義鑒定與處置行為的功能，如價(jià)值鑒定、開(kāi)放鑒定和銷(xiāo)毀鑒定等行為；

3、定義與維護(hù)鑒定與處置行為的出發(fā)條件；

4、對(duì)電子檔案的保管期限、處置行為及其出發(fā)條件的審查、管理和維護(hù)功能；

5、記錄鑒定與處置行為的修改、變更和刪除等過(guò)程信息；

23

鑒定與處置操作：

1、對(duì)電子檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定、開(kāi)放鑒定等功能；

2、對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定與處置的自動(dòng)提醒功能；

3、對(duì)電子檔案處置業(yè)務(wù)相關(guān)信息、形成鑒定工作報(bào)告

24

銷(xiāo)毀檔案：

1、對(duì)電子檔案銷(xiāo)毀流程定制；

2、對(duì)已銷(xiāo)毀電子檔案的目錄信息和銷(xiāo)毀處理記錄進(jìn)行管理；

25

檔案移交

1、建立移交批次：檔案移交應(yīng)按批次進(jìn)行移交；

2、移交電子檔案：提供移交批次下的電子文件列表，同時(shí)提供文件夾存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的查看及管理；

3、電子檔案封裝：如果原業(yè)務(wù)系統(tǒng)不支持封裝，提供封裝組件，進(jìn)行在線(xiàn)封裝，封裝成符合要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)包；

4、移交檢查：移交前對(duì)電子文件進(jìn)行檢測(cè)，生成檢驗(yàn)報(bào)告和《電子檔案移交與接收登記表》。

26

統(tǒng)計(jì)管理

電子檔案統(tǒng)計(jì)：

1、對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)容量的分庫(kù)、分類(lèi)統(tǒng)計(jì)；

2、按照全宗、類(lèi)型、存儲(chǔ)格式、保管期限等對(duì)電子檔案數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；

3、對(duì)電子檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)分類(lèi)統(tǒng)計(jì)；

4、對(duì)電子檔案光管各類(lèi)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)生成報(bào)表、進(jìn)行可視化呈現(xiàn)

27

常用統(tǒng)計(jì)報(bào)表：

1、常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)的各類(lèi)報(bào)表模板；

2、對(duì)檔案工作綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表的長(zhǎng)期保存、查閱、對(duì)比分析；

3、數(shù)據(jù)庫(kù)多個(gè)表及其數(shù)據(jù)項(xiàng)建立映射關(guān)系，生成跨數(shù)據(jù)庫(kù)表的廳級(jí)信息；

4、報(bào)表模板定義，如本檔案機(jī)構(gòu)使用的月度或年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，移交上級(jí)檔案機(jī)構(gòu)的月度或年度報(bào)表，檔案機(jī)構(gòu)之間信息交換的報(bào)表；

5、支持以圖形、列表方式進(jìn)行瀏覽，并支持在線(xiàn)打印、報(bào)表文件下載；

6、報(bào)表權(quán)限設(shè)置

28

系統(tǒng)管理

電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的定義與配置：

1、對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、電子檔案元數(shù)據(jù)項(xiàng)等系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的靈活定義；

2、對(duì)檔案的系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行配置，如類(lèi)目結(jié)構(gòu)、存儲(chǔ)地址、全文索引庫(kù)存放位置、檔案的自動(dòng)生成規(guī)則等；

3、對(duì)電子檔案數(shù)字對(duì)象崔楚方案的設(shè)置與維護(hù)；

4、對(duì)業(yè)務(wù)流程的定義、描述、變更及其管理；

5、批量處置、自動(dòng)處理規(guī)則的配置、變更與管理

29

電子檔案分類(lèi)體系的定義與維護(hù)：

1、對(duì)電子檔案分類(lèi)方案的定義與配置；

2、分類(lèi)體系模板的定于與機(jī)構(gòu)預(yù)先明確的電子檔案的密級(jí)、保管期限、分類(lèi)規(guī)則和其他特殊要求關(guān)聯(lián)；

3、分類(lèi)體系中檔案存儲(chǔ)參數(shù)設(shè)置；

4、分類(lèi)體系按照層級(jí)進(jìn)行組織；

5、對(duì)每個(gè)門(mén)類(lèi)檔案的類(lèi)目結(jié)構(gòu)進(jìn)行維護(hù)；

6、檔案門(mén)類(lèi)與其類(lèi)目結(jié)構(gòu)通過(guò)代碼建立關(guān)聯(lián)性；

30

電子檔案元數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)：

1、可定義元數(shù)據(jù)功能；

2、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的導(dǎo)入，定義或回復(fù)系統(tǒng)中的各類(lèi)的元數(shù)據(jù)；

3、元數(shù)據(jù)導(dǎo)出；

4、元數(shù)據(jù)維護(hù)；

5、元數(shù)據(jù)項(xiàng)關(guān)聯(lián)關(guān)系；

6、各類(lèi)元數(shù)據(jù)的規(guī)則配置；

7、元數(shù)據(jù)值規(guī)則配置；

8、對(duì)檔案全宗、門(mén)類(lèi)、類(lèi)目結(jié)構(gòu)及邏輯卷夾等分類(lèi)體系元數(shù)據(jù)的管理功能，并允許定義每項(xiàng)目元數(shù)據(jù)值的類(lèi)型、長(zhǎng)度、生成規(guī)則等；

9、元數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)應(yīng)記錄系統(tǒng)日志，供權(quán)限范圍內(nèi)的人員審查、瀏覽和查看；

10、對(duì)元數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理；

11、定制常用元數(shù)據(jù)方案；

31

系統(tǒng)用戶(hù)管理：

1、具備用戶(hù)信息的管理功能，包括對(duì)用戶(hù)信息查看、新增、修改、刪除、激活、鎖定、分組、分類(lèi)等；

2、用戶(hù)密碼強(qiáng)度管理功能，可以設(shè)置、調(diào)整用戶(hù)密碼強(qiáng)度策略，對(duì)多次登錄驗(yàn)證失敗的用戶(hù)賬號(hào)信息支持用戶(hù)鎖定處理；

3、組織機(jī)構(gòu)信息的管理功能，對(duì)組織機(jī)構(gòu)信息及其層級(jí)可以進(jìn)行增、刪、改等操作，并對(duì)組織機(jī)構(gòu)指定用戶(hù)；

32

日志管理與審計(jì)跟蹤：

1、對(duì)訪(fǎng)問(wèn)本系統(tǒng)的用戶(hù)進(jìn)行登記的功能，記錄用戶(hù)基本權(quán)限信息和檔案訪(fǎng)問(wèn)的時(shí)間、IP、操作指令；

2、日志自動(dòng)生成，實(shí)施分類(lèi)管理，如運(yùn)行日志、用戶(hù)操作日志、電子檔案處理日志；

3、系統(tǒng)記錄的所有日志進(jìn)行跟蹤審計(jì)；

4、對(duì)電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)等過(guò)程信息的記錄；