電子檔案管理系統(tǒng)-運(yùn)籌軟件

序號

模塊

功能要求

2

檔案分庫管理：

1、對電子檔案在線接收、管理、利用和長期保存中進(jìn)行多庫分別處理；

2、多個檔案庫同一電子檔案管理數(shù)據(jù)的一致性；

3

多類電子檔案管理：

1、多個全宗、多個檔案門類的集成管理；

2、對每個全宗內(nèi)不同門類檔案實施不同的分類方案；

3、對多種類型、多種格式電子檔案的管理；

4、多所有類型電子檔案的集成管理

4

實體檔案輔助：

1、對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行輔助和集成管理；

2、對檔案數(shù)字復(fù)印件與電子檔案的融合管理

5

檔案接收

檔案接收處理功能：

按批次接收電子檔案，生成電子檔案接收登記表；

電子檔案接收計劃制定、審批、執(zhí)行和管理功能，記錄過程相關(guān)信息；

電子檔案接收的傳輸、檢查、處理和信息交互功能；

電子檔案在線接收和離線接收功能；

電子檔案零散接收和批量接收；

電子檔案元數(shù)據(jù)與電子檔案數(shù)字檔案同步接收，維護(hù)二者間關(guān)聯(lián)關(guān)系

6

檔案接收檢查：

1、對擬接收離線或在線電子檔案進(jìn)行批量上傳；

2、對擬接收的電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行質(zhì)量檢查，對不符合要求的電子檔案進(jìn)行標(biāo)注和退回處理；

3、對擬接收的電子檔案進(jìn)行查重處理；

4、記錄接收檢查過程信息，生成質(zhì)量檢查報告，反饋接收檢查結(jié)果；

5、對電子檔案接收檢查結(jié)果以圖、表形式進(jìn)行統(tǒng)計和呈現(xiàn)

7

檔案登記：

1、對檢查合格的檔案進(jìn)行批量登記、逐件登記和數(shù)量清單與核對功能；

2、檔號登記且唯一：登記過程中檔號并確認(rèn)電子檔案的唯一標(biāo)識；

3、登記過程中對電子檔案的數(shù)量、內(nèi)容及元數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)；

4、對登記成功的電子檔案設(shè)置為不可修改或者刪除功能，除非通過相關(guān)審批流程；

8

征集檔案管理：

1、對征集檔案進(jìn)行質(zhì)量檢測、鑒定、分類、編目、賦予檔號；

2、征集的檔案與館藏其他門類檔案的管理；

3、對征集檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引、檢索、查閱、統(tǒng)計，以及授權(quán)訪問等功能；

4、對檔案征集計劃制定、審批和執(zhí)行，記錄征集過程相關(guān)信息

9

檔案整理

檔案組織:

1、對擬入庫檔案進(jìn)行聚合、分類；

2、對電子檔案及類目結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，依據(jù)不同條件對電子檔案進(jìn)行排序；

3、以卷、件等方式進(jìn)行電子檔案管理

10

檔案編目：

1、電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫的自動生成，支持生成、人工補(bǔ)錄檔案著錄項等內(nèi)容；

2、電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理維護(hù)的功能；

3、對電子檔案目錄數(shù)據(jù)與電子檔案關(guān)聯(lián)關(guān)系的檢查、修正與維護(hù)功能；

11

電子檔案格式轉(zhuǎn)換：

1、電子檔案格式轉(zhuǎn)換功能；

2、電子檔案數(shù)據(jù)格式的批量轉(zhuǎn)換、零散轉(zhuǎn)換；

3、記錄格式轉(zhuǎn)換結(jié)果信息，生成格式轉(zhuǎn)換報告；

4、對格式轉(zhuǎn)換前后的電子檔案內(nèi)容信息進(jìn)行自動或人工比對，檢查格式轉(zhuǎn)換的有效性；

5、具備對電子檔案格式轉(zhuǎn)換過程信息的生成、維護(hù)與管理

12

檔案入庫：

1、將擬入庫的電子檔案按照分庫管理要求進(jìn)行入庫處理；

2、電子檔案入庫后，完成移交接收登記表，反饋移交接收結(jié)果，對移交接收信息的瀏覽、查詢和打印功能；

3、對電子檔案入庫過程信息的管理和維護(hù)功能

13

檔案保存

備份與恢復(fù)：

1、對電子檔案備份、恢復(fù)策略的配置和維護(hù)功能；

2、對電子檔案系統(tǒng)中的電子檔案數(shù)字對象、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、電子檔案管理過程的信息等進(jìn)行備份的功能；

3、對使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)

14

電子檔案監(jiān)控：

1、對保管期限到期、存儲空間不足、電子檔案關(guān)聯(lián)關(guān)系發(fā)生變化，進(jìn)行提示；

2、對電子檔案系統(tǒng)異常運(yùn)行、電子檔案非授權(quán)訪問等狀況進(jìn)行報告；

3、對系統(tǒng)在線用戶及其存取訪問情況進(jìn)行監(jiān)管、管理的功能

15

業(yè)務(wù)過程統(tǒng)計：

1、對電子檔案管理業(yè)務(wù)過程信息的綜合查詢與分類統(tǒng)計功能；

2、對系統(tǒng)管理過程信息進(jìn)行綜合查詢與分類統(tǒng)計；

3、對系統(tǒng)自動執(zhí)行的相關(guān)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行綜合查詢與分類統(tǒng)計功能；

4、生成電子檔案業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)統(tǒng)計報告，按照年度、人員、數(shù)量、保管期限等進(jìn)行對比排列和可視化呈現(xiàn)

16

檔案保存檢查：

1、對電子檔案長期保存、庫內(nèi)巡檢相關(guān)策略配置的功能；

2、對電子檔案進(jìn)行自動質(zhì)量檢查，生成檢查報告；

3、對電子檔案格式進(jìn)行管理，對格式過時的電子檔案進(jìn)行自動轉(zhuǎn)換或告警，人工處理

17

電子檔案保護(hù)：

1、電子檔案訪問控制策略配置；

2、電子檔案數(shù)據(jù)安全管理和訪問控制；

3、對電子檔案在線瀏覽、下載閱讀等進(jìn)行訪問控制，防止非授權(quán)訪問、篡改等

18

檔案利用

檢索利用：

1、電子檔案的查詢、檢索和訪問的策略配置和權(quán)限控制；

2、電子檔案在線查詢、瀏覽和下載功能；

3、對電子檔案的多種檢索方式；

4、對目錄檢索結(jié)果進(jìn)行排序、輸出與打印功能；

5、對常用檢索條件進(jìn)行保存；

6、具備對檢索進(jìn)行收藏的功能

19

電子借閱：

1、電子檔案在線借閱的規(guī)則、制度和訪問權(quán)限的策略配置功能；

2、對不同權(quán)限的利用者進(jìn)行電子檔案的借閱申請、流程審批、訪問權(quán)限設(shè)置等功能，授權(quán)用戶實現(xiàn)在線借閱電子檔案；

3、利用者在授權(quán)范圍內(nèi)的在線瀏覽、下載、打印等功能；

4、電子檔案借閱過程信息進(jìn)行記錄、管理和統(tǒng)計功能；

5、檔案利用分析；

6、辦理檔案證明服務(wù)；

7、電子檔案原文訪問的安全控制

20

檔案編研：

1、對選題輔助決策，支持根據(jù)選題檢索或自動推薦編研所需檔案資料；

2、編研成果的多次審校功能，記錄審校意見、時間和責(zé)任人等相關(guān)信息；

3、檔案編研成果發(fā)布和利用功能，支持在線閱覽、打印、下載；

4、編研專題數(shù)據(jù)庫的建立和管理

21

利用登記：

1、對電子檔案利用信息的登記、管理和統(tǒng)計功能；

2、利用這身份證信息的自動采集；

3、利用這信息進(jìn)行管理與維護(hù)；

22

檔案處置

鑒定與處置配置：

1、電子檔案鑒定與處置規(guī)則進(jìn)行策略配置；

2、按類、按件對電子檔案定義鑒定與處置行為的功能，如價值鑒定、開放鑒定和銷毀鑒定等行為；

3、定義與維護(hù)鑒定與處置行為的出發(fā)條件；

4、對電子檔案的保管期限、處置行為及其出發(fā)條件的審查、管理和維護(hù)功能；

5、記錄鑒定與處置行為的修改、變更和刪除等過程信息；

23

鑒定與處置操作：

1、對電子檔案進(jìn)行價值鑒定、開放鑒定等功能；

2、對電子檔案進(jìn)行鑒定與處置的自動提醒功能；

3、對電子檔案處置業(yè)務(wù)相關(guān)信息、形成鑒定工作報告

24

銷毀檔案：

1、對電子檔案銷毀流程定制；

2、對已銷毀電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄進(jìn)行管理；

25

檔案移交

1、建立移交批次：檔案移交應(yīng)按批次進(jìn)行移交；

2、移交電子檔案：提供移交批次下的電子文件列表，同時提供文件夾存儲結(jié)構(gòu)的查看及管理；

3、電子檔案封裝：如果原業(yè)務(wù)系統(tǒng)不支持封裝，提供封裝組件，進(jìn)行在線封裝，封裝成符合要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)包；

4、移交檢查：移交前對電子文件進(jìn)行檢測，生成檢驗報告和《電子檔案移交與接收登記表》。

26

統(tǒng)計管理

電子檔案統(tǒng)計：

1、對電子檔案數(shù)據(jù)庫存儲容量的分庫、分類統(tǒng)計；

2、按照全宗、類型、存儲格式、保管期限等對電子檔案數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計；

3、對電子檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計；

4、對電子檔案光管各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)生成報表、進(jìn)行可視化呈現(xiàn)

27

常用統(tǒng)計報表：

1、常用電子檔案工作統(tǒng)計的各類報表模板；

2、對檔案工作綜合統(tǒng)計報表的長期保存、查閱、對比分析；

3、數(shù)據(jù)庫多個表及其數(shù)據(jù)項建立映射關(guān)系，生成跨數(shù)據(jù)庫表的廳級信息；

4、報表模板定義，如本檔案機(jī)構(gòu)使用的月度或年度統(tǒng)計報表，移交上級檔案機(jī)構(gòu)的月度或年度報表，檔案機(jī)構(gòu)之間信息交換的報表；

5、支持以圖形、列表方式進(jìn)行瀏覽，并支持在線打印、報表文件下載；

6、報表權(quán)限設(shè)置

28

系統(tǒng)管理

電子檔案數(shù)據(jù)庫的定義與配置：

1、對電子檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、電子檔案元數(shù)據(jù)項等系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的靈活定義；

2、對檔案的系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行配置，如類目結(jié)構(gòu)、存儲地址、全文索引庫存放位置、檔案的自動生成規(guī)則等；

3、對電子檔案數(shù)字對象崔楚方案的設(shè)置與維護(hù)；

4、對業(yè)務(wù)流程的定義、描述、變更及其管理；

5、批量處置、自動處理規(guī)則的配置、變更與管理

29

電子檔案分類體系的定義與維護(hù)：

1、對電子檔案分類方案的定義與配置；

2、分類體系模板的定于與機(jī)構(gòu)預(yù)先明確的電子檔案的密級、保管期限、分類規(guī)則和其他特殊要求關(guān)聯(lián)；

3、分類體系中檔案存儲參數(shù)設(shè)置；

4、分類體系按照層級進(jìn)行組織；

5、對每個門類檔案的類目結(jié)構(gòu)進(jìn)行維護(hù)；

6、檔案門類與其類目結(jié)構(gòu)通過代碼建立關(guān)聯(lián)性；

30

電子檔案元數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)：

1、可定義元數(shù)據(jù)功能；

2、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的導(dǎo)入，定義或回復(fù)系統(tǒng)中的各類的元數(shù)據(jù)；

3、元數(shù)據(jù)導(dǎo)出；

4、元數(shù)據(jù)維護(hù)；

5、元數(shù)據(jù)項關(guān)聯(lián)關(guān)系；

6、各類元數(shù)據(jù)的規(guī)則配置；

7、元數(shù)據(jù)值規(guī)則配置；

8、對檔案全宗、門類、類目結(jié)構(gòu)及邏輯卷夾等分類體系元數(shù)據(jù)的管理功能，并允許定義每項目元數(shù)據(jù)值的類型、長度、生成規(guī)則等；

9、元數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)應(yīng)記錄系統(tǒng)日志，供權(quán)限范圍內(nèi)的人員審查、瀏覽和查看；

10、對元數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理；

11、定制常用元數(shù)據(jù)方案；

31

系統(tǒng)用戶管理：

1、具備用戶信息的管理功能，包括對用戶信息查看、新增、修改、刪除、激活、鎖定、分組、分類等；

2、用戶密碼強(qiáng)度管理功能，可以設(shè)置、調(diào)整用戶密碼強(qiáng)度策略，對多次登錄驗證失敗的用戶賬號信息支持用戶鎖定處理；

3、組織機(jī)構(gòu)信息的管理功能，對組織機(jī)構(gòu)信息及其層級可以進(jìn)行增、刪、改等操作，并對組織機(jī)構(gòu)指定用戶；

32

日志管理與審計跟蹤：

1、對訪問本系統(tǒng)的用戶進(jìn)行登記的功能，記錄用戶基本權(quán)限信息和檔案訪問的時間、IP、操作指令；

2、日志自動生成，實施分類管理，如運(yùn)行日志、用戶操作日志、電子檔案處理日志；

3、系統(tǒng)記錄的所有日志進(jìn)行跟蹤審計；

4、對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等過程信息的記錄；