電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)-運籌軟件

政務服務事項電子文件以單個辦件為基本單位分兩個階段歸檔,一般由系統(tǒng)自動進行:

a) 第一階段是在一體化在線平臺上進行的預歸檔,這一階段對電子文件及元數(shù)據(jù)進行收集和整理,形成完整的歸檔信息包,并進行清點和生成驗證消息;這一階段工作在業(yè)務部門預歸檔時已經(jīng)完成。

b) 第二階段是脫離一體化在線平臺(或脫離一體化在線平臺的業(yè)務歸檔模塊),將歸檔信息包通過數(shù)據(jù)交換平臺交換到電子檔案管理系統(tǒng)上進行的正式歸檔,這一階段進行歸檔信息包的數(shù)據(jù)交換、歸檔檢測、整理編目等過程,形成政務服務事項電子檔案。

3.3.1 數(shù)據(jù)采集

系統(tǒng)可在線或離線接收經(jīng)過定義格式的電子檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)據(jù)格式可以進行配置。在數(shù)據(jù)接收過程中依據(jù)檔案著錄規(guī)則對導入數(shù)據(jù)進行完整性、唯一性校驗，確保數(shù)據(jù)完整準確。還提供對檔案數(shù)據(jù)目錄的批量處理。

3.3.2 數(shù)據(jù)檢測

對采集的電子檔案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性、安全性的檢測。

3.3.3 數(shù)據(jù)整理

對歸檔電子檔案目錄、門類進行整編、管理、變更。

對于電子檔案的文件格式，根據(jù)需求批量進行格式轉(zhuǎn)換。

維護電子檔案內(nèi)在關聯(lián)。

3.3.4 檔案入庫

將整理好的電子檔案進行入庫。

3.3.5 數(shù)據(jù)統(tǒng)計

對電子檔案歸檔情況進行統(tǒng)計，可以按照全宗、門類、文件格式、開放程度、年度等進行統(tǒng)計。

3.3.6 日志管理

對電子檔案歸檔中的所有操作都記入日志。

3.3.7 檔案設置

對于歸檔中的需要配置的信息進行設置。

3.4電子檔案管理

3.4.1 數(shù)據(jù)采集

提供在線和離線方式，采集用戶提供的檔案資料， 系統(tǒng)提供各種類型事項的電子檔案的采集方式。

3.4.2 數(shù)據(jù)檢測

可以定期或批量對電子檔案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性、安全性的檢測。

3.4.3 檔案整理

對電子檔案以卷、件等方式進行管理。

整理界面著錄允許檔案管理員通過系統(tǒng)維護管理功能進行各個類別檔案著錄界面自定義，包括設定著錄字段的位置、長度、默認值、字體大小、標簽顏色等內(nèi)容。檔案著錄界面提供保存、新增、復制、上一條、下一條、首條、末條、數(shù)據(jù)關聯(lián)、文件掛接及數(shù)字化掃描等功能。

還可以進行手工檢查，數(shù)據(jù)手工檢查包括對全文數(shù)據(jù)能夠核對圖像的質(zhì)量、圖像與目錄的掛接是否準確、條目數(shù)據(jù)是否符合著錄格式等的檢驗。

3.4.4 檔案銷毀

對系統(tǒng)中存在且不需要再使用的檔案資料進行銷毀。

銷毀檔案一種是已到保存時限，另一種因其他原因需要銷毀。檔案的保存時間要有一定的期限，根據(jù)需要設定其有效期，對于超出有效期的檔案可以進行銷毀。

首先需要進行銷毀鑒定,銷毀鑒定即對鑒定為銷毀的檔案進行銷毀登記的工作，被銷毀的檔案在編目管理界面中的相應編目表的記錄信息其檔案實體狀態(tài)將自動變?yōu)椤凹轰N毀”。

系統(tǒng)可以銷毀當前記錄，由用戶填入銷毀原因、原保管期限、銷毀日期、小 組意見、負責人簽章、監(jiān)毀人簽章等信息，也可以批量銷毀。

銷毀方式有兩種，一種是徹底銷毀，系統(tǒng)對需要徹底銷毀的檔案采用數(shù)據(jù)軟銷毀的方式，使用數(shù)據(jù)覆寫的方法達到銷毀檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)檔案密級，可以選擇不同的覆寫次數(shù)，達到保護檔案數(shù)據(jù)的目的。另一種是臨時銷毀，是將檔案轉(zhuǎn)儲到銷毀檔案庫中，并為銷毀的檔案數(shù)據(jù)設定恢復參數(shù)，只有具有相關操作權(quán)限的操作人員才可以恢復臨時銷毀的檔案數(shù)據(jù)。

3.4.5 檔案鑒定

對系統(tǒng)中到期的檔案資料進行鑒定。

檔案到保管期限后，經(jīng)過鑒定，確定是銷毀還是繼續(xù)保存。

對于密級到期的，經(jīng)過鑒定，決定是解密公開，還是更改密級繼續(xù)保存。

3.4.6 檔案編研

通過流程對檔案進行編研，并記錄編研成果。

3.4.7 電子檔案移交

選擇要移交的檔案，將其電子文件及原文生成移交文件，并通過在線方式向上級檔案部門（數(shù)據(jù)中心）移交數(shù)據(jù)。檔案工作人員移交檔案時可自定義添加移交條件，可選擇移交內(nèi)容是否包含原文以及是否能夠再次移交，并可打印移交日志。

3.4.8 電子檔案接收

接收單位（數(shù)據(jù)中心）收到上報的數(shù)據(jù)后，由檔案館管理人員在系統(tǒng)中將上報數(shù)據(jù)接收到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的過程。在操作上，是檔案移交的逆向過程。用戶可選擇顯示接收檔案的概要信息。對于通過審核的數(shù)據(jù)將接收進入檔案數(shù)據(jù)中心，未通過審核的數(shù)據(jù)將退回檔案室，并填寫退回原因。

3.4.9 檔案檢索

資料查詢和檢索是電子檔案信息利用的重要組成部分，在當前建設的系統(tǒng)里，系統(tǒng)要實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫查詢：簡單查詢，帶復雜條件的專業(yè)查詢。

面對普通用戶，提供關鍵字方式的簡單查詢。同時，針對大數(shù)據(jù)量級的內(nèi)容（全文）查詢，能夠在大數(shù)據(jù)量情況下，進行快速響應。

3.4.10 檔案統(tǒng)計

統(tǒng)計是以表冊或數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的發(fā)展過程及其一般規(guī)律的工作，同時也可以讓檔案管理人員隨時掌握館藏情況。系統(tǒng)實現(xiàn)了統(tǒng)計檔案館保存檔案、利用檔案的情況，并將統(tǒng)計結(jié)果以報表形式打印出來。

１）統(tǒng)計表

檔案統(tǒng)計用于檔案管理員對本單位檔案室的各類檔案信息進行統(tǒng)計，并制作各種檔案年報。

檔案統(tǒng)計能夠提供較完善的年報錄入、管理等功能，所形成的年報報表符合國家標準，并可形成上報盤上報給上級主管單位，同時可接受下級單位上報來的數(shù)據(jù)，并可對報來的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)匯總。

能夠?qū)崿F(xiàn)用戶定義年報數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的對應，實現(xiàn)相關年報數(shù)據(jù)的自動生成，減少管理人員的年報匯總工作量。

２）統(tǒng)計圖

檔案統(tǒng)計能自動對錄入系統(tǒng)的檔案庫內(nèi)的各種數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，并可根據(jù)定制 的統(tǒng)計方案形成各種統(tǒng)計圖表，如打印直方圖、餅圖、柱狀圖等。可以完全替代 以往由檔案人員手工進行的統(tǒng)計工作。

3.4.11 流程管理

流程管理實現(xiàn)部分檔案業(yè)務整體或局部流程圖形化流程自定義功能，支持的流程管理包括借閱管理申批流程、檔案鑒定審批流程等。系統(tǒng)可靈活設置流程的環(huán)節(jié)、環(huán)節(jié)對應的操作人員以及詳細的操作權(quán)限。

1）工作流創(chuàng)建配置

根據(jù)檔案流轉(zhuǎn)的過程，調(diào)用工作流組件，配置檔案流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)點，結(jié)合組織機構(gòu)與用戶角色的關系，控制各環(huán)節(jié)處理用戶，并根據(jù)檔案數(shù)據(jù)限定各個環(huán)節(jié)處理人處理的檔案的確定性。支持同一流程對多個檔案的處理。

2）工作流發(fā)布

對已經(jīng)創(chuàng)建好的流程進行業(yè)務關聯(lián)，并將工作流發(fā)布到工作流組件中。

3）工作流轉(zhuǎn)

相關工作通過流程進行處理。

3.5電子檔案利用

開發(fā)利用主要提供檔案管理人員對大量歸檔信息方便地提供用戶使用進行提煉、使用管理等方面的功能。包括：檔案檢索、借閱管理等功能。

如下圖所示，其中檔案檢索主要提供檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)的檢索查詢功能。

借閱管理針對檔案實體提供借閱的登記、歸還和催還管理，輔助檔案管理員方便地完成借閱的工作。

3.4.1 數(shù)據(jù)采集

因為檔案的安全要求，檔案利用庫和檔案保存庫必須分開。

可以從檔案庫根據(jù)條件生成電子檔案利用庫。

也可以通過接口采集檔案庫提供的檔案信息，供用戶按照權(quán)限檢索、瀏覽。

3.4.2 在線借閱

根據(jù)用戶的權(quán)限，在線借閱、瀏覽電子檔案。

3.4.3 檔案銷毀

對系統(tǒng)中存在且不需要再使用的檔案資料進行銷毀。

首先需要進行銷毀鑒定,銷毀鑒定即對鑒定為銷毀的檔案進行銷毀登記的工作，被銷毀的檔案在編目管理界面中的相應編目表的記錄信息其檔案實體狀態(tài)將自動變?yōu)椤凹轰N毀”。本處銷毀，針對電子檔案利用庫。

3.4.4 檔案檢索

提供多條件關鍵字方式的查詢。同時，針對大數(shù)據(jù)量級的內(nèi)容（全文）查詢，查詢系統(tǒng)建立在全文搜索系統(tǒng)的基礎上，可以實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的全文搜索。

3.4.5 流程管理

對電子檔案的預約、借閱和銷毀等進行流程設置。

3.6 后臺管理

后臺管理功能是檔案資源釆集系統(tǒng)、檔案資源管理系統(tǒng)、檔案資源利用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)交換平臺的支撐，是上述四套系統(tǒng)的重要組成部分，主要完成功能包括用戶自定義管理功能（檔案標準制訂）、用戶管理與權(quán)限分配、流程管理、日志管理、數(shù)據(jù)安全管理、系統(tǒng)參數(shù)管理等。

3.6.1系統(tǒng)配置平臺

系統(tǒng)參數(shù)設置

系統(tǒng)參數(shù)設置包括系統(tǒng)色調(diào)的選擇、參數(shù)設置、FTP 文件上傳參數(shù)設置、檔案預約自動提醒設置、檔案鑒定自動提醒設置等。

該功能是用戶根據(jù)本單位檔案管理的實際需要，做出靈活定義的功能配置。主要包括∶檔案類別定義、表結(jié)構(gòu)定義、接口定義、

> 檔案類別定義：用于定義各種檔案類別，如"文書檔案"、"科技檔案等";

> 表結(jié)構(gòu)定義：用于定義每個檔案類別中所包含的數(shù)據(jù)字段信息;

> 報表定義：用于定義各種檔案類別所需要的各種報表;

> 檔號格式定義：用于定義各種檔案類別的檔號組成字段;

> 下屬關聯(lián)表定義：用于定義各種檔案數(shù)據(jù)表之間的關聯(lián)關系;

> 簡單查詢界面定義：用于定義各種檔案類別的簡單檢索數(shù)據(jù)項;

> 高級查詢界面定義：用于定義各種檔案類別的高級檢索數(shù)據(jù)項;

3.6.2系統(tǒng)管理平臺

用戶權(quán)限管理

檔案管理工作中，為滿足檔案工作的保密性及安全性需要，不同用戶按不同身份進入系統(tǒng)，而且不同的用戶可有不同的使用權(quán)限。通過本模塊可以實現(xiàn)對用戶及用戶組的增、刪、改，設定登錄密碼以及控制不同模塊及數(shù)據(jù)的使用權(quán)限。

用戶組是指具有相同權(quán)限的一組用戶，系統(tǒng)預設了三個用戶組∶系統(tǒng)管理員組、查詢用戶組（可查原文）和查詢用戶組（不可查原文），每個用戶組可包括多個用戶。

單位管理

本模塊用于對使用該系統(tǒng)的單位進行管理，包括管理單位的辛稱、全宗號等 信息。經(jīng)過授權(quán)的單位即可利用分配的帳號登陸系統(tǒng)，并進行本單位檔案的管理 操作。檔案館管理員擁有對所有全宗單位的最高管理權(quán)限。

字典管理

字典管理包括輔助字典、主題詞庫及分類號的字典管理。輔助字典可以提高錄入的速度，減輕錄入人員的工作量。當某一輸入項目的輸入漢字相對比較固定時，系統(tǒng)將其在輔助字典中對其加以定義，如密級項中設置了絕密、機密、秘密、公開、內(nèi)部、國內(nèi)等。而通過主題詞庫及分類號庫可以實現(xiàn)主題詞及檔案對應目錄號的標引。

備份恢復

系統(tǒng)支持對檔案業(yè)務數(shù)據(jù)的備份恢復功能，備份恢復均支持XML、XILS及DBF格式數(shù)據(jù)文件。

> 備份∶能夠進行表備份或完全備份（備份系統(tǒng)中著錄的數(shù)據(jù)）。對于表備份，用戶還可以指定備份數(shù)據(jù)的條件。

> 數(shù)據(jù)恢復∶數(shù)據(jù)恢復備份文件時，可以選擇"替代原表"、"數(shù)據(jù)追加（覆蓋）"、"數(shù)據(jù)追加（不覆蓋）"三種方式。

3.6.3報表自定義平臺

可以根據(jù)需求，從數(shù)據(jù)庫中選取字段，進行自定義報表。

3.6.4電子文件檢測工具

電子文件檢測工具，定義檢測條件，使用根據(jù)定義的檢測條件，對電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測。

3.6.5格式轉(zhuǎn)換工具

支持將常用文檔格式進行轉(zhuǎn)換，方便電子文件的保存，包含但不限于將文本、圖像、Doc、Xls、PPT 等多種格式轉(zhuǎn)換成PDF格式，也提供工具，可以對視頻等格式進行標準轉(zhuǎn)換。

3.6.6文檔瀏覽工具

多格式文件瀏覽，通過瀏覽器可以支持多種圖形圖像、Office文檔、PDF等電子文件的瀏覽和顯示，同進可以實現(xiàn)電子文件的下載、打印等控制。

3.6.7日志管理

記錄所有用戶對系統(tǒng)進行的任何操作。本模塊用于檢索所有系統(tǒng)用戶對系統(tǒng)的任何操作信息，為用戶操作系統(tǒng)提供證據(jù)信息。

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