檔案管理系統(tǒng)綜合解決方案-運籌軟件

（一）檔案門戶

1.乙方進入中心后，對全中心各科室全流程進行熟悉了解，提供檔案管理員的工作門戶，包含關鍵數(shù)據(jù)統(tǒng)計，流程處理中心，日程記錄，檔案條目數(shù)量統(tǒng)計、電子文件數(shù)量統(tǒng)計、存儲資源大小統(tǒng)計等常用工作元素。

2.為普通用戶提供專門的利用主題門戶，包含檔案在線檢索及閱覽、個人檔案借閱數(shù)據(jù)統(tǒng)計、個人借閱申請及到期檔案提醒。

3.支持自定義門戶主題、內(nèi)容布局，元素主題樣式。支持圖片、新聞、流程待辦、系統(tǒng)快捷入口、圖表統(tǒng)計等常用元素的內(nèi)置。支持開放元素自定義接口，用戶可以開發(fā)擴展。

（二）預歸檔庫

1.前端異構系統(tǒng)可在檔案系統(tǒng)進行接口注冊將數(shù)據(jù)按照系統(tǒng)維度進行推送，支持直接接收電子原文和業(yè)務元數(shù)據(jù)。

2.支持設置關聯(lián)規(guī)則，系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則自動建立不同元數(shù)據(jù)的關聯(lián)關系。對于部分無法自動關聯(lián)識別的數(shù)據(jù)，支持手動關聯(lián)不同業(yè)務系統(tǒng)元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)關系。支持根據(jù)元數(shù)據(jù)類型批量解除或逐條解除數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)關系。

3.對于前端按照業(yè)務系統(tǒng)維度推送的檔案數(shù)據(jù)，可在預歸檔庫進行自動分類，并支持建立業(yè)務元數(shù)據(jù)和檔案元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)映射，直接將業(yè)務元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為檔案元數(shù)據(jù)，減輕分類和著錄工作。支持手動選擇多個歸檔文件，合并成一個檔案條目進行歸檔。支持勾選多條數(shù)據(jù)進行批量合并打印，例如一批次打印多個公文。

（三）檔案收集

1.支持手動著錄檔案條目信息，支持設置必填項。支持新建下一條數(shù)據(jù)時支持保留并復制上一條檔案著錄的內(nèi)容，減輕重復著錄的工作。

2.支持電子文件手動上傳，支持文件批量上傳、支持文件夾拖拽上傳，支持斷點續(xù)傳；支持下載條目文件夾壓縮包，直接通過文件夾壓縮包批量上傳電子原文。支持自動計算 PDF、OFD、JPG/PNG 等常用格式的圖片總頁數(shù)。支持原文重命名、替換版本、拖動排序。

3.支持看圖著錄：直接上傳文件，無需先創(chuàng)建條目。文件上傳后，通過框選圖片直接調(diào)用OCR 引擎對框選的內(nèi)容進行識別，自動填充到選中字段中，快速錄入文件。

4.提供標準 REST 接口，支持在線接收、解析前端業(yè)務系統(tǒng)生成的歸檔數(shù)據(jù)包，并返回驗證信息。

5.支持離線 SIP/EEP 文件通過流程接收導入，并在接收時進行四性檢測。

6.支持檔案目錄的數(shù)據(jù)的批量導入，支持 EXCEL 導入；支持一次性將案卷和卷內(nèi)數(shù)據(jù)進行導入；支持導入日志，能夠給出導入數(shù)據(jù)的結果，記錄異常數(shù)據(jù)；支持二次導入更新操作。

7.支持本地掛接方式，將電子原件存儲路徑與錄入的檔案信息對應掛接，將錄入的檔案條目與電子原文建立關聯(lián)關系，掛接規(guī)則支持文件名稱、文件夾名稱模糊匹配，支持前綴和后綴匹配。支持服務器掛接方式，支持從服務器端的文件存儲路徑取文件，并與檔案條目建立關聯(lián)。

8.支持直連掃描儀、高拍儀等硬件設備實現(xiàn)掃描上傳，支持對掃描后的影像件進行圖像調(diào)整。

9.支持不同的檔案門類設置不同的著錄布局和字段，并進行可視化調(diào)整。

10.支持項目、門類、文件的三級管理模式。支持逐條刪除與批量刪除（邏輯刪除）刪除的檔案數(shù)據(jù)進入回收站，支持回收站中記錄的恢復和徹底刪除。

11.接收庫的電子原文支持退回到預歸檔（來源為【預歸檔】的記錄允許退回）。

12.檔案與檔案之間實現(xiàn)檔案的關聯(lián)與關聯(lián)圖譜的展示。

13.支持檔案歷史版本的查看。

（四）檔案整理

1.支持多種整編模式，可以實際的檔案管理組織網(wǎng)絡自由選擇：（1）檔案室單人整編。檔案室統(tǒng)一管理模式，無需審批可以直接加入管理庫；（2）檔案室多人整編。檔案管理員收集、著錄、整編，檔案領導審批歸檔，檔案室部門內(nèi)部審批協(xié)作；（3）兼職管理員匯總。各部門兼職檔案管理員自行錄入，移交給檔案管理員，檔案管理員

進行二次整編，后歸檔；（4）部門獨立整編。各部門兼職檔案管理員自行錄入，整編，移交給檔案管理員，檔案管理員歸檔。

2.支持接收歸檔數(shù)據(jù)形成歸檔數(shù)據(jù)包。支持歸檔目錄、長期保存目錄設置。支持數(shù)據(jù)調(diào)取時，EEP 文件包自長期保存目錄回遷至歸檔目錄。支持檢測電子原文摘要對比，不一致自動從長期保存服務回遷文件。

3.支持對收集庫中的檔案元數(shù)據(jù)字段進行批量的替換、填充操作。支持將列表轉(zhuǎn)換為可編輯模式，直接在列表上批量修改著錄字段。支持自行設置排序方案，系統(tǒng)根據(jù)設置的規(guī)則，進行后臺數(shù)據(jù)排序，前端展現(xiàn)排序后的結果。支持不同檔案分類下多件檔案組成一件，原文進行合并。支持手動組卷，將散文件根據(jù)文件關聯(lián)關系組成一個案卷；支持快速組卷，可直接篩選年-月，快速組為一卷；支持自動組卷，可自定義組卷維度，自動組卷。

4.支持將已存在的多個“案卷”合并為一個案卷。支持已有案卷的插件；未整理文件的插入案卷。將現(xiàn)有案卷刪除，卷內(nèi)文件轉(zhuǎn)為“未整理”狀態(tài)。不同檔案分類之間的條目記錄移動功能，支持原條目保留、電子原文復制功能。

5.支持批量調(diào)整件號、案卷號、檔號，支持通過設定規(guī)則及拖拽微調(diào)的形式調(diào)整檔案順序，依次更新編號。支持配置檔案之間的關聯(lián)映射規(guī)則，實現(xiàn)檔案自動關聯(lián)，關聯(lián)檔案支持穿透查看。支持多全宗多分類間檔案手動關聯(lián)，支持在檔案卡片詳情頁查看檔案關系圖。支持針對不同類型的檔案，自定義配置檔號規(guī)則，并在歸檔時自動生成檔案編號。

6.支持按檔案、業(yè)務維度進行數(shù)據(jù)規(guī)范性檢查，涵蓋了必填項、原文數(shù)量、編號連續(xù)性、關聯(lián)元數(shù)據(jù)等檢測規(guī)則。檢查完成后，系統(tǒng)將按規(guī)則輸出檢測結果并推送消息提醒，檢測人可快速定位至問題條目進行修正，發(fā)起二次檢測。支持對接收對檔案數(shù)據(jù)真實性、完整性、可用性、安全性進行質(zhì)量檢查，質(zhì)量檢查的內(nèi)容符合 DA/T 70—2018 的規(guī)定，并且生成檢查報告，反饋檢查結果。

7.支持格式轉(zhuǎn)換功能，將歸檔的文檔、圖片、視頻轉(zhuǎn)換成符合長期保存要求的格式。

8.支持在歸檔時對轉(zhuǎn)換后的版式文件加蓋歸檔章。支持歸檔章樣式維護，可以設置多套歸檔章樣式，支持設置尺寸。含電子簽章系統(tǒng)集成，可對系統(tǒng)中正式文件加蓋公章，歸檔的文件需要加蓋電子印章后才能正式歸檔。支持電子原文展示電子信息，方便查看、驗證電子檔案是否被篡改。提供文件簽名驗證接口能力。

9.支持對需要歸檔的條目發(fā)起歸檔審批流程，支持流程審批自定義。流程提交時，內(nèi)置檔號重復驗證，可以實時進行提醒。提供長期保存服務看板，用于監(jiān)控長期保存服務資源占用情況。

（五）檔案管理

1.支持在收集庫直接勾選檔案進行裝盒操作。支持無條件退回、審批退回模式，支持審批流程自定義，僅未裝盒條目支持退回。

2.支持管理庫檔案條目和電子原文直接導出，條目信息導出為 Excel，電子原文導出到文件夾中（支持按卷導出或按件導出），并整體打包為 ZIP 文件。

3.持跨系統(tǒng)離線移交，將需要導出的檔案按照《電子檔案移交與接收管理辦法》生成 SIP/EEP數(shù)據(jù)包進行數(shù)據(jù)移交操作，支持在移交時進行四性檢測。

4.支持檔案在線發(fā)起移交申請審批，完成在線移交檔案。

5.支持根據(jù)文件形成日期和保管期限自動篩選到期檔案，形成鑒定目錄，并對檔案管理員發(fā)

起自動提醒。

6.支持對檔案進行開放鑒定，在流程審批單中可選擇開放或控制，開放后的檔案可以被檢索

和調(diào)閱。

7.到期之后通過檔案鑒定流程的可以延長保管期限或者選擇銷毀操作。

8.對于銷毀的檔案可做系統(tǒng)的暫時留存，可進行徹底刪除或者恢復。對于已銷毀檔案，系統(tǒng)提供銷毀清冊，并保存銷毀日志。

9.記錄移交、接收的過程信息、檔案明細信息。

10.支持對檔案進行選擇手動裝盒操作。支持自定義裝盒條件，系統(tǒng)自動裝盒，自動生成檔案盒。支持案卷分裝多盒，處理卷內(nèi)文件過多需要裝入多盒的情況。

11.內(nèi)置報表編輯器，支持案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄多種格式模板制作、調(diào)整、批量打印等，可實現(xiàn)編目表格打印自定義配置。

（六）庫房管理

1.支持庫房、區(qū)域、密集架的編排。支持密集架規(guī)格定義、存址參數(shù)定義、格位鎖定/解鎖。支持密集柜條碼、格位條碼打印。支持查看庫房上架檔案數(shù)量和檔案詳情。

2.支持按照檔案門類、分類維護結構維護檔案盒，支持批量導入檔案盒信息。支持同門類檔案盒默認共享。支持打印檔案盒脊背、檔案盒封面、檔案盒備考表等。支持自動計算盒內(nèi)開

始/結束件號，支持更新件號。

3.檔案入庫登記，支持選擇多條檔案條目新建入庫單并上架。實體檔案可視化上架，支持檔案裝盒上架。支持在庫房勾選檔案或檔案盒直接進行移庫操作。支持檔案出庫審批，生成出庫單，檔案管理員對檔案掃碼出庫。

4.支持在系統(tǒng)里錄入檔案庫房溫濕度信息；支持在系統(tǒng)里錄入檔案庫房安全檢查結果；支持在系統(tǒng)里錄入人員出入庫記錄；支持在系統(tǒng)里錄入檔案修復記錄。

（七）檔案利用

1.支持關鍵詞檢索，支持檢索聯(lián)想。支持跨門類、跨字段檢索，同步進行原文檢索。支持權限控制、支持二次篩選。支持檢索排名，展示熱門檢索關鍵詞、推薦借閱檔案。支持按照預歸檔庫、接收庫、管理庫分庫檢索。持遞進檢索，通過“與”、“或”、“非”三種邏輯關系組合關鍵字進行檢索。檢索結果支持卡片方式和列表方式切換。針對不同檔案類型、提供不同

檢索模版、不同檢索條件。

2.支持對圖片類型的文件進行 OCR 識別后實現(xiàn)全文檢索。支持通過分類樹選擇檔案分類查詢該分類下檔案數(shù)據(jù)，提供業(yè)務單據(jù)查詢臺賬功能，聚合系統(tǒng)業(yè)務單據(jù)，支持 excel 導入查詢條件，批量下載原文進行導出操作。

3.支持電子文件在線發(fā)起借閱申請、借閱審批。支持紙質(zhì)檔案在線發(fā)起借閱申請，流程審批通過后生成借閱單，檔案管理員依據(jù)借閱單將檔案借出。支持將檢索到的檔案加入借閱車，通過借閱車批量發(fā)起檔案借閱流程。

4.支持 jpg、png、pdf、ofd、doc、xls、錄音、視頻等電子文件在線查看。支持在線預覽、下載、打印時對檔案加注水印。

5.支持對已到期檔案，在原流程內(nèi)重新發(fā)起借閱。檔案實體借閱支持自動生成【出庫單】，支持按照庫房拆分【出庫單】，支持對已出庫檔案進行歸還、催還。支持借閱檔案到期提醒、保管期限到期的提醒。支持自定義提醒時間。利用人提出需求，檔案員選擇檔案或設定篩選條件，將符合條件的檔案數(shù)據(jù)提供給利用人。支持個人借閱記錄查看，可通過顏色區(qū)分每條借閱檔案的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，到期、臨期、正常，到期電子檔案權限自動收回。支持在我的借閱單中批量下載已借閱的檔案。

（八）檔案報表統(tǒng)計

提供常用統(tǒng)計報表的模版，支持從模版建立新的報表。包括但不限于：接收庫統(tǒng)計、管理庫統(tǒng)計、檔案上架統(tǒng)計、檔案借閱統(tǒng)計、利用人次統(tǒng)計等。提供報表制作工具、支持用戶自定義統(tǒng)計報表，支持設置報表字段、統(tǒng)計規(guī)則、樣式編排等。持多種形式的圖表類型，如餅狀圖、柱狀圖、統(tǒng)計圖、矩陣圖等。支持自動生成檔案統(tǒng)計年鑒。

（九）檔案可視化大屏

1.支持歸檔排行、各全宗檔案數(shù)據(jù)總覽、庫房統(tǒng)計、借閱利用統(tǒng)計等多維檔案數(shù)據(jù)動態(tài)分析

2.支持深/淺色顯示風格切換。

（十）人事檔案花名冊

1.人事檔案花名冊管理，支持一鍵同步組織結構數(shù)據(jù)。

2.人事檔案基礎數(shù)據(jù)導入更新、導出（支持導出目錄、原文，支持用戶自定義導出形式、檔案類型）

3.人事檔案數(shù)字化成果掛接操作。

4.完整性檢查，支持人事檔案完整性檢查，并定期對缺檔類目進行提醒。

（十一）檔案設置

1.支持檔案全宗的錄入及維護，支持按照人員所屬全宗設置權限，滿足分級分權管理需要。支持在同一個全宗下面創(chuàng)建不同的檔案門類，門類數(shù)量不限；支持維護檔案門類擴展設置：自定義審批流程，自定義歸檔章樣式及位置。支持設定分類公共篩選條件，如起止年份、月份等；對于公共選擇框，支持聯(lián)動帶出子項、支持復選框。支持將自定義分類設為模板，按模板復制分類。

2.支持不同的檔案門類下面設置不同的檔案分類。系統(tǒng)支持根據(jù)業(yè)務的需要自定義檔案結構樹，可以根據(jù)不同的維度（全宗、分類、靜態(tài)字段）逐層設置顯示節(jié)點。設置完畢的檔案樹可以在各個使用檔案門類的功能中進行切換。

3.系統(tǒng)內(nèi)置檔案歸檔范圍表并支持維護。支持針對不同的檔案類型設置不同的編碼規(guī)則。支持檔案各環(huán)節(jié)的四性檢測方案維護和設置。支持對不同檔案類型下的操作類型進行賦權管理，包括操作權限和數(shù)據(jù)權限。支持檔案各項審批流程設置，支持審批路徑、審批操作人、PC 審批表單、移動審批表單的設置。

4.支持 FTP、SFTP、本地磁盤掛接資源維護。支持維護輔助字典內(nèi)容。

（十二）智能應用

1.檔案智能單據(jù)識別——發(fā)票 ORC 識別，銀行回單識別，要求私有化部署不限制次數(shù)，識別率不低于 99%。賬簿類表格識別并生成 Excl 表格，全文 OCR 識別。

2.RPA 數(shù)據(jù)采集，支持通過 RPA 機器人采集數(shù)據(jù)，如發(fā)票或網(wǎng)頁。

（十三）系統(tǒng)管理

1.支持全宗、部門、用戶管理；支持組織用戶同步集成；支持用戶角色設定、權限分配。支持對檔案門類、電子文件類型等多種維度權限控制。

2.支持設置密碼策略、賬號自動鎖定；支持動態(tài)密碼保護、動態(tài)令牌、二次驗證碼設置。

（十四）移動檔案管理

1.檢索入口、借閱檔案到期提醒，借閱申請、掃碼入口。

2.支持移動端檔案的全文檢索。支持移動端檔案在線查看。支持無權限檔案發(fā)起申請和加入借閱車。支持批量發(fā)起檔案借閱。支持在移動端查看個人借閱單。

3.支持移動端掃碼上架操作、掃碼裝盒操作。

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